Básicamente todos los tipos de factura se parecen de una u otra forma a la factura simple. En cualquier caso, cada uno está diseñado con un propósito específico tributario. Con la finalidad de ayudarte a conocer todos los tipos de factura disponibles, a continuación detallaremos en qué consiste cada una. Esto, a su vez, te ayudará a cumplir con tu responsabilidad fiscal y evitar problemas tributarios.
Factura ordinaria, rectificativa
Este documento es el que se utiliza con mayor frecuencia. De hecho, podría decirse que los demás tipos de factura en realidad surgen como complementos de la ordinaria. La factura ordinaria se utiliza para registrar cualquier tipo de operación comercial. Por eso, ante la compraventa de algún bien o la prestación de un servicio, se otorga este tipo de documento.
En vista de lo anterior, para que sea válida debe contener toda la información relativa a la operación realizada. Por eso, deberá especificar claramente el nombre o razón social del emisor, su número de identificación fiscal y el régimen en el que tributa. Adicionalmente, contendrá el domicilio del receptor y el emisor, la descripción de la operación realizada, el desglose de todos los impuestos aplicables y el importe total de la transacción.
Por otro lado, como su nombre lo indica, la factura rectificativa se utiliza cuando es necesario corregir una factura ordinaria. Probablemente, a causa de un defecto en la mercancía o servicio entregado, se produzca algún tipo de bonificación o la devolución de productos. O tal vez la factura original no cumplía con todos los aspectos exigidos por la Ley y sea necesario corregir el documento original. En cualquier caso, la factura rectificativa permite realizar cualquier aclaración o corrección ante la administración tributaria. Sin embargo, solamente se puede realizar este tipo de facturas si aún no han transcurrido cuatro años desde la expedición de la factura original. Otro aspecto sobresaliente de este tipo de documentos es que permiten corregir varias fracturas en una sola factura rectificativa. Para que esto sea posible es necesario identificar claramente todos los documentos que se están incluyendo en el documento actual.
Por otro lado, es posible generar copias de las facturas. Como es de esperarse, debe contener los datos que figuran en la factura original. La única diferencia que debe existir es que las copias deben estar claramente rotuladas con la expresión «copia». Habitualmente la copia se queda en manos del emisor, mientras que el original se entrega al cliente. Por otro lado, se pueden duplicar las facturas cuándo se han perdido las originales. Con la finalidad de evitar algún tipo de confusión, es importante que se especifique que se trata de un duplicado de otra factura existente.
Factura proforma y Recapitulativa
La factura proforma no tiene ningún valor contable y fiscal. La razón principal es que se expide con el único fin de proporcionarle al cliente un presupuesto de algún bien o servicio que pudiera contratar. Por eso, en este tipo de documentos se suele especificar claramente el coste y la descripción de lo que se desea adquirir. Además, en vista que puede haber una variación de precios con el paso del tiempo, habitualmente se incluye una fecha límite para hacer válidos los precios expresados en este documento.
Con la finalidad de evitar cualquier confusión, es importante que este documento incluya una leyenda que especifique claramente que se trata de una factura proforma. Además, en vista que no sirve como justificante fiscal, no se recomienda firmar ni sellar este documento. En vista de todo lo anterior, podemos afirmar que en realidad se trata de un presupuesto más que de una factura.
También existe la factura recapitulativa. Este tipo de factura es peculiar, pues permite incluir varias operaciones en un solo registro. Las únicas dos restricciones es que la factura recapitulativa esté dirigida a una sola persona y que todas las operaciones mencionadas se hayan efectuado en el mismo mes natural. Además, la fecha límite de expedición será el día 16 del siguiente mes.
Simplificada y completa y factura electrónica
Básicamente hemos mencionado los tipos de factura que hay, pero dependiendo de los datos que contengan podemos decir que se trata de documentos completos o simplificados. Es fácil deducir que cuando incluye todos los datos necesarios es una factura completa.
Ahora bien, la factura simplificada no debe confundirse con el ticket, aunque a partir de diciembre del 2012 ambos se engloban en la misma categoría,siempre y cuando su importe no exceda los 3.000 €, incluyendo el IVA. Por lo tanto, en las transacciones relacionadas con la hostelería, el transporte de personas y el comercio al por menor se otorga una factura simplificada en lugar de un ticket. De igual manera, la factura simplificada podrá emitirse cuando la transacción no exceda los 400 € o cuando se trate de una factura rectificativa. En cualquier caso, su uso normalmente es limitado.
Ahora bien, respecto a la factura electrónica, se trata de el formato equivalente utilizado desde enero de 2013 de las facturas en papel. Prácticamente tiene la misma función, y por lo tanto la misma validez fiscal. De hecho, la única diferencia entre ambos tipos de factura es que las electrónica se envía a través del email o telemático.
Para que la factura electrónica sea completamente válida debe contener los mismos datos obligatorios indispensables que contiene una factura en papel. Una característica importante de este tipo de documentos es que no es necesario utilizar la firma electrónica avanzada ni el certificado para validarla. Esto hace que sea muy accesible para la mayoría de los autónomos y las pymes. Sin embargo, lo más recomendable es utilizar una herramienta que permita gestionar de forma adecuada la contabilidad de la empresa. Existen diferentes opciones digitales para facilitar las tareas tributarias de los autónomos y las empresas.
En cualquier caso, con la finalidad de aumentar la calidad de las facturas emitidas, así como el control de la contabilidad, lo mejor es contar con la asesoría de los abogados expertos en materia fiscal. De esta forma, se evita cualquier contratiempo ante Hacienda.
