Al hablar de comercios la parte legal es la menos atractiva pero necesaria, registrar tu empresa le da seriedad y formalidad antes los demás entes.
Antes de entrar a la arte administrativa y legal debes tener definidos ciertos puntos previos a la creación de la empresa, que son:
- Conocer las debilidades, amenazas y fortalezas de tu negocio.
- Cantidad de socios y sus roles en la empresa.
- Seleccionar el tipo de forma Jurídica más adecuada para su empresa.
- Tener opciones de inyección de capital: Si es un proyecto pequeño los emprendedores les resulta más factible el uso de su propio recurso. Con un proyecto es de mayor envergadura se necesitara recurrir a los entes bancarios para solicitar préstamos, en ello es necesario conocer un poco sobre el tema para entender y tener en cuenta las tasas de intereses que ofrece cada banco. Otra opción son inyección de capital por medio de un ente gubernamental, los cuales varían en la tasa de interés hasta casi llegar a ser nulos si integras a la comunidad en parte del proyecto.
- Necesidades del futuro personal, hay que tener en cuenta que las posibilidades de tener alguna falla siempre estarán presentes, por eso crear planes de contingencia para tus futuros empleados respaldara tus decisiones sin que te tomen por sorpresa.
- Tener un plan de negocios para atraer inversionistas.
- Dar a conocer el proyecto en diferentes entidades.
- Estar bien asesorado.
Una vez que estos puntos estén bien claros y se haya seleccionado la forma jurídica más adecuada pasaremos a los trámites que debes realizar:
- Solicitud de un Número de Identificación de Extranjeros (N.I.E): Es un número personal, único y exclusivo que deben poseer todos los extranjeros que deseen empezar un negocio. Si eres nativo de España este requisito no es necesario.
- Elección del nombre de la empresa: Es una de las partes que más hace pensar a los emprendedores, tiene que ser corto, recomendable que no sobrepase de 3 a 4 silabas, su pronunciación debe ser fácil y sonar agradable. Teniendo en cuenta esto haz una lista de 5 nombres diferentes que debes presentar en el registro mercantil el cual luego de dos o tres días te verificara la disponibilidad del nombre, de no poder utilizar ningún nombre de la primera debes repetir el proceso con una segunda lista, así sucesivamente hasta tener aprobado el nombre para tu empresa.
- Domicilio de la Empresa: Lugar donde una empresa realiza la gestión y dirección de su actividad, el domicilio debe figurar en la escritura de la empresa. Puede ser un local alquilado o un piso en España.
- Redacción de los estatutos de su empresa: Aquí se establecen todos los lineamientos, el contenido del documento se regirá dependiendo del tipo de sociedad mercantil, sin olvidar las regulaciones particulares que tiene cada una. Este documento menciona:
- El nombre y la actividades la empresa.
- La dirección del domicilio social.
- El importe de capital de la empresa.
- Las condiciones de cesión de participaciones sociales y el cómo la sociedad actuara ante terceros.
- El nombre del gerente y sus funciones.
- El nombre de los socios.
- El número de participaciones sociales que detengan los socios.
- Las firmas de los socios.
- El cumplimiento de los estatutos son obligatorios para los involucrados en la asociación.
- Creación de la empresa ante un notario: En este paso se facilita el domicilio y objeto social de la empresa.
- Apertura de cuenta bancaria: Una vez terminado el paso anterior, puede dirigirse al banco para abrir una cuenta a nombre de la empresa. Este proceso es sencillo si dispones de toda la información necesaria, una vez abierta la cuenta puedes hacer las aportaciones de capital pertinentes y comenzar con la actividad económica. Los bancos mas utilizados en España es el Santander, la Caixa (es una caja de ahorros), BBVA (trabaja con América Latina) y Sabadell (se adapta a inversionistas extranjeros).
- Solicitud de un I.V.A intracomunitario: Es obligatorio según la Ley Europea, permite facturar en Europa y también evita pagar el IVA en la facturación de algunos productos y servicios. Para obtenerlo es necesario que la empresa este domiciliada en territorio Español, el proceso de obtención dura aproximadamente 2-3 meses.
Tramites de los diferentes tipos de empresas.
Los trámites anteriormente mencionados son suficientes para crear una empresa, sin embargo encontramos trámites adicionales dependiendo de la Forma Jurídica seleccionada:
1.- Trámites para darse de alta como autónomo: Este trámite implica el conocimiento en detalle de la normativa vigente y de los papeles requeridos a nivel administrativo en el cual tienes que tener:
- Alta Censal y Régimen Fiscal: Debe incluir tus datos personales, la localización, el tipo de actividad y las opciones de tributación que has elegido, si en algún momento vas a cambiar alguno de estos datos debes presentar nuevamente una Acta Censal actualizada.
- Alta de Impuestos de Actividades Económicas (IAE): Los trabajadores por cuenta propia están exentos del pago de IAE, el cual se vuelve obligatorio en el caso de facturar más de un millón de euros anualmente.
- Alta en la Seguridad Social: Luego de realizar el acta censal tienes un límite de 30 días para realizar este paso. Tienes que dirigirte a las oficinas de la Tesorería de Seguridad Social (TGSS) tramitando el modelo TA.0521, incluyendo el DNI, la tarjeta de seguridad social, copia y original del IAE.
- Libro de Visitas: Documento que se debe tener para una inspección laboral.
- Licencias de Aperturas y de Obras: Si vas a necesitar un local necesitaras la licencia de apertura requerida por el ayuntamiento. Mientras que para la licencia de obra se necesitara en caso de ejecutar trabajos de acondicionamiento o mejoras.
- Negocios Online: En este caso hay que cumplir con la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) y la Ley de Servicios de la Sociedad de la Información (LSSI).
2.- Tramites para formar una sociedad limitada
3.- Tramites para establecer una cooperativa
Otros trámites necesarios
Es posible que se incluyan otros trámites adicionales esta vez no dependiendo de la Forma Jurídica sino del tipo de negocio, por ello también podrás necesitar:
- Solicitud de Licencia de obra.
- Solicitud de cambio de titularidad o actividad.
- Inscripción en Registro de la Propiedad si se adquiere un local.
- Inscripción en el Registro de la Propiedad Industrial de patentes, marcas y rótulos.
El proceso para conformar una empresa es bastante complejo, esperamos que este artículo te haya sido de utilidad para conocer un poco mejor los trámites necesarios y así lo tengas todo más claro.
