Es conocido que los autónomos, al igual que cualquier empresa, deben declarar sus impuestos ante Hacienda. Sin embargo, mantener los libros contables al día es un trabajo arduo que requiere dedicación y constancia. Y, para complicar las cosas, no hacerlo de forma adecuada suele repercutir negativamente en la situación fiscal y económica del implicado. ¿Cómo deben los autónomos llevar la contabilidad y presentar los impuestos? A continuación, daremos respuesta a esta y otras preguntas.
Complicaciones en la contabilidad.
Existen diferentes complicaciones para mantener los libros contables al día, entre las que destaca la sobrecarga de trabajo. Esto es especialmente cierto cuando el autónomo intenta mantenerse al día con sus obligaciones contables y fiscales sin tener mucho conocimiento en la materia. En cualquier caso, es necesario mantener todos los registros en orden puesto que es un requerimiento legal.
Con respecto a los gastos, es necesario aprender a registrarlos adecuadamente. Esto conlleva identificar claramente cuáles son deducibles de impuestos y cuáles no. Adicionalmente, es necesario conocer con esa actitud qué tipo de comprobantes se permite utilizar para declarar adecuadamente el Impuesto al Valor Añadido, o IVA, y el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, o IRPF. Esto conlleva que los autónomos se vean abrumados por una cantidad elevada de tareas que escapan a su actividad productiva. Por lo tanto, se ve mermado su rendimiento, especialmente si carecen de conocimientos contables y fiscales.
Ahora bien, mantenerse al día con los temas contables de la empresa y cumplir en tiempo y forma con las obligaciones fiscales representa una enorme ventaja para el autónomo. Para que esto sea cierto se debe minimizar al máximo el error para evitar sanciones. Al mismo tiempo, esto permite ahorrar dinero al deducir impuestos cuando sea aplicable. Con esta idea en mente, revisaremos algunos aspectos importantes sobre la forma en que debe llevar el autónomo los asuntos contables.
Aspectos generales de la contabilidad.
De acuerdo al Código de Comercio,es obligación de los autónomos mantener en orden cronológico el registro de todas sus operaciones. A este respecto, establece que no es necesario que la persona con obligaciones fiscales deba realizar personalmente estos registros. Por lo tanto, podría contratar los servicios de contables debidamente autorizados, recordando que aún así la responsabilidad de que la contabilidad se mantenga en orden aún recae sobre el autónomo.
A este respecto, cabe destacar que existe la obligación de llevar varios libros de registro para complementar adecuadamente la contabilidad. Es importante que se registre adecuadamente cada concepto porque en caso de no cumplir con esto puede representar una sanción por incumplimiento de obligaciones. Aunque esto suena complicado, hay que recordar que actualmente los autónomos cuentan con aplicaciones tecnológicas que podrían simplificar el trabajo implicado. De hecho, con estas herramientas se podría registrar fácilmente la contabilidad y la gestión de impuestos mediante procesos automáticos.
En caso que un autónomo se decida por usar dichas herramientas tecnológicas, aún queda bajo su responsabilidad proporcionar todos los justificantes que amparen cada concepto registrado en el libro contable. Esto, por supuesto, generará una cantidad enorme de documentos, los cuales deberán mantenerse debidamente ordenados para su correcta gestión. Además, es necesario asegurarse que dichos documentos o justificantes cumplen con todos los requisitos establecidos por las autoridades tributarias. Esto significa que en el caso de las facturas deberán contener, entre otras cosas, el desglose exacto de los impuestos aplicables.
A este respecto, cabe destacar la frecuencia con la que deben realizarse los registros. Aunque no existe una regla establecida al respecto, lo cierto es que mientras más pronto se registre, la información será más fiable. Algunos expertos recomiendan que debería actualizarse el libro contable por semana, para evitar retrasos innecesarios. Sin embargo, lo mejor es que cada día, poco antes de finalizar las actividades laborales cotidianas, se realicen los registros en los libros pertinentes. De esta forma, se garantiza incluir todos los comprobantes pertinentes en tiempo y forma.
Libros contables necesarios.
La legislación vigente también indica qué tipo de libros deben mantenerse en los registros contables del autónomo. Sin embargo, Hacienda contempla dos tipos de registro que pueden efectuarse, a saber los de estimación directa y por estimación directa simplificada.
Respecto a quienes están obligados a declarar por estimación directa simplificada, deberán presentar por lo menos 3 libros contables. Estos son el libro de registro de ventas e ingresos, libro de bienes de inversión y el libro de registro de compras y gastos.
Por otro lado, quiénes están obligados a declarar por estimación directa deberán realizar su contabilidad a través de cuatro diferentes libros. En este caso se trata del libro registro de ingresos, libro de registro de gastos, libro registro de provisiones de fondos y suplidos y el libro registro de bienes de inversión.
Es importante que los autónomos mantengan al día su registro en base a los libros que están obligados a llenar. En caso contrario, si son inspeccionados por Hacienda y la administración tributaria detecta que la contabilidad no está al día, se haría acreedor a una sanción. Lo mismo ocurriría si se utilizan documentos falsos para complementarlao si se ocultan información relevante referente a la contabilidad.
El calendario fiscal y su importancia.
Además de mantener la contabilidad al día y de asegurar que se lleven los libros indicados, es importante revisar el calendario fiscal para realizar en tiempo y forma todas las gestiones implicadas. Esto no solo significa saber los periodos para cumplir con las obligaciones fiscales; también es imprescindible estar al pendiente de las fechas límite para gestionar a los beneficios tributarios.
Dentro de los beneficios más comunes encontramos la deducción de impuestos, especialmente aplicable al IVA y al IRPF. En ambos casos es indispensable mantener registros exactos para presentar la declaración al tiempo indicado. Al mismo tiempo, esto permite que en caso de inspecciones se pueda realizar cualquier aclaración a Hacienda para evitar una posible sanción. En cualquier caso, siempre es recomendable recibir la asesoría de expertos en asuntos fiscales. Así se evitan complicaciones posteriores.
