De acuerdo a la legislación vigente, es un requisito entregar facturas como comprobante fiscal. Esto debe hacerse sin importar si el remitente es una empresa, una pyme o un autónomo. Sin embargo, no debemos pensar que lo único que hay que hacer es generar una factura y entregarla. De hecho, es necesario cumplir con ciertos requisitos fiscales, de acuerdo a la actividad laboral que realicemos. Con la finalidad de ayudarte a cumplir con las disposiciones impuestas por Hacienda, a continuación analizaremos algunos aspectos relevantes sobre la facturación.
Facturas, ¿qué son?
Antes de entrar en materia, definiremos qué es una factura. Básicamente se trata de un documento que contiene información importante relativa a la compraventa de bienes o servicios. Por lo tanto, se puede considerar como un comprobante mercantil y, al mismo tiempo, como un comprobante fiscal.
¿Cuándo deberías emitir una factura? Pues bien, el Reglamento de Facturación, que es la normativa aplicable a la emisión de facturas, indica que debe generarse una por cada trabajo realizado. En un principio, las facturas constaban de un documento hecho a mano sobre un tipo de papel especialmente diseñado con este propósito. Posteriormente se envía al cliente en su establecimiento en persona o a través del correo postal. Con el paso del tiempo empezaron a generarse las facturas en programas informáticos qué son enviados a través del correo electrónico en formato pdf al cliente. Este sistema permite llevar un control más exacto de las transacciones económicas de la empresa.
Actualmente existen diversas soluciones diseñadas para simplificar el proceso de facturación. Entre estas se encuentran las plantillas de factura, ya sea simplificada o rectificativa. Este sistema es una solución adecuada para los autónomos y las Pymes que empiezan a facturar. Por otro lado, también existen soluciones basadas en la nube, garantizando un respaldo de todos los procesos de facturación. Además, estas soluciones permiten sincronizar todos los datos necesarios facilitando la contabilidad y el cumplimiento de las obligaciones fiscales relacionadas con el pago de impuestos. Muchas de estas soluciones permiten probar todas las características disponibles en el software de forma gratuita durante un tiempo de prueba preestablecido.
¿Qué datos debe incluir una factura?
Sin importar el tipo de factura que emitas, invariablemente deberá incluir los siguientes datos básicos:
- Número de factura: cada factura debe estar numerada de forma consecutiva. Es importante que se emita cada comprobante fiscal con el número correspondiente, sin repetir numeración.
- Número de serie: este dato es importante para determinar el folio del cual se está expidiendo la factura. En el caso que la empresa cuente con varios establecimientos, podrían utilizarse números de serie separados. Algo similar ocurriría sí realiza operaciones económicas de distinta naturaleza. Lo más habitual es que se inicie una serie distinta al principio de cada año.
- Número de identificación fiscal: puede tratarse del número atribuido por la administración fiscal del país sede.
- Nombre y/o razón social: deberá anexarse el dato correspondiente tanto del emisor como del receptor.
- Domicilio: en este caso, debe incluirse el domicilio fiscal del destinatario y del emisor de la factura. Con domicilio fiscal se entiende la dirección que figura en la administración tributaria y no al domicilio particular del propietario de la empresa. Por supuesto, en algunos casos podría ser que el domicilio fiscal y el particular sean el mismo. Este es habitualmente el caso de los autónomos, especialmente si trabajan desde casa.
- Fecha de expedición.
- Descripción: con la finalidad de determinar la base del impuesto aplicable, deberá incluirse una descripción detallada de las operaciones. Por lo tanto, la factura incluirá el precio unitario y el importe total de la contraprestación. Se deberá desglosar el coste sin impuestos, el gravamen aplicado, el porcentaje de retención del IRPF (en caso que aplique). En el caso de los autónomos con actividad profesional podría aplicarse una retención del 5% o del 7%. Adicionalmente, se aplicará alguna cuota tributaria adicional deberá incluirse específicamente en el desglose de la factura.
Estos son los aspectos básicos que debe incluir toda factura emitida en España. Sin embargo, en vista que las responsabilidades tributarias varían de un caso a otro, lo ideal es asesorarse con un experto para definir los pormenores del tema.
¿Qué importancia tienen?
Cuándo emitir una factura
No solo se trata de saber cómo hacer una factura sino de conocer cuando estás obligado a ello. Como empresario o profesional autónomo tienes la obligación de expedir y entregar factura, u otros justificantes, por las operaciones que realizas durante tu actividad. Sin embargo, no podrás emitirlas si no te has dado de alta en Hacienda. Por lo tanto, lo primero que tendrás que hacer es asegurarte que estás registrado en la agencia tributaria española.
Ahora bien, después de emitir cualquier factura deberás conservar todos los comprobantes fiscales que hayas expedido. Al mismo tiempo, también estás obligado a guardar una copia de todas las facturas que recibas. Esto es sumamente importante porque es en estos documentos dónde se guarda un registro de todas las operaciones económicas gravadas con algún tipo de impuesto. En este punto cabe destacar que también debes archivar una copia de aquellos comprobantes fiscales que emitas o recibas exentas de impuestos. Sin embargo, algunos regímenes especiales del IVA no requieren la emisión de facturas. Esto puede ser en los siguientes casos:
- Facturas expedidas por profesionales o empresarios qué tributan en el régimen especial de recargo de equivalencia.
- En el caso de los empresarios que tributan en el régimen especial de agricultura, ganadería y pesca, también podría aplicar esta excepción fiscal.
- Operaciones exentas del pago de IVA.
- Facturas emitidas por profesionales qué tributan en el régimen simplificado del iva. Una excepción sería la determinación de cuotas devengadas resultantes del volumen de ingresos.
En cualquier caso, ante la petición de algún empresario o cliente de recibir una factura, existe la obligación tributaria de entregarla. Por lo tanto, en realidad todos los empresarios y autónomos tienen la obligación de expedir comprobantes fiscales. Con la finalidad de determinar cuáles son nuestras obligaciones fiscales, lo mejor es contar con la asesoría de expertos en el tema. De esta forma, evitamos cualquier problema tributario posterior.
