Dicho en términos sencillos, el certificado digital permite al titular autenticarse mediante mecanismos electrónicos para realizar gestiones a distancia. Existen diferentes tipos de certificados digitales utilizados en diferentes ámbitos como en la compra de licencias de programas informáticos. Ahora bien, en el caso que nos ocupa, el certificado digital de empresa les permite realizar trámites a distancia a través de plataformas digitales. Su importancia es latente en vista del estado de alarma que actualmente se vive, pues se prefiere que la mayor cantidad posible de gestiones se realicen a distancia. Considerando su importancia, a continuación veremos de forma más completa qué es, cómo se obtiene y cómo se usa actualmente,
Cómo tramitar el certificado de representante de administrador único o solidario.
En el caso de los certificados digitales de empresas, lo más habitual es que sea el representante legal de la sociedad la persona que debe obtener dicho archivo. Básicamente existen tres diferentes tipo certificado digital de empresa.
Uno de estos es el certificado de representante de administrador único o solidario. Como su nombre lo indica, está disponible para los casos en que el representante de la sociedad funge como administrador único o solidario en el registro mercantil. Con esta idea en mente, se trata de un certificado que se otorga a las personas jurídicas que fungen como representantes legales de la sociedad en cuestión. Además, este tipo de certificados solo puede ser obtenido por una empresa en caso que se trate de una sociedad limitada o una sociedad anónima.
Una característica sobresaliente de este tipo de certificados es que puede iniciarse el trámite en línea. Para esto, el equipo de cómputo desde dónde se realizará el trámite deberá estar correctamente configurado con el software indicado. A través de este deberá enviarse una solicitud del certificado a través de la plataforma digital correspondiente.
Para obtener este tipo de certificado digital de empresa es necesario contar con un certificado del registro mercantil para comprobar los datos de la personalidad jurídica de la sociedad y un certificado electrónico para ratificar el nombramiento de representante legal. Ambos certificados deben haber sido expedidos en los 15 días previos al momento en que se presenta la solicitud del certificado de representante de administrador único o solidario.
Una vez hechos todos estos pasos se puede ingresar a la herramienta digital para generar el certificado de representante de administrador único o solidario.
Tramitación del certificado de representación de persona jurídica.
Este tipo de certificados pueden ser tramitados por las empresas registradas como sociedades anónimas y sociedades limitadas al igual que el certificado de representante de administrador único y solidario. Sin embargo, un requisito fundamental en este caso es que el representante legal de la sociedad no debe ser el administrador único o solidario. En este caso, su función es de liquidador, consejeros delegados solidario, apoderado, administrador conjunto, socio único, mancomunado, consejero o presidente, por mencionar algunos ejemplos. Por este motivo, también pueden tramitar este certificado digital de empresa las sociedades cooperativas, sociedades civiles, entidades extranjeras con personalidad jurídica y asociaciones.
Muchos aspectos relacionados con la tramitación de este certificado digital de empresa es similar al procedimiento antes mencionado. Por lo tanto, el primer paso será revisar que el equipo de cómputo cuente con el software necesario para la tramitación del certificado. También será necesario acudir al registro mercantil para obtener el certificado electrónico de la constitución y personalidad jurídica de la sociedad y el certificado electrónico que compruebe el nombramiento del representante legal. En algunos casos será necesario tramitar un poder notarial autorizando la obtención del certificado digital de empresa.
Posteriormente, se procede a la tramitación y descarga del certificado vía online. Su vigencia será de 2 años y debe pagarse con tarjeta de crédito o débito.
Cómo obtener certificado digital para entidades sin personalidad jurídica.
Este certificado digital de empresas está dirigido para las personas que no tienen personalidad jurídica, es decir para las personas físicas. Cabe destacar, sin embargo, qué no todos podrán tramitar dicho certificado. Entre quienes sí pueden acceder a él, y por lo tanto pueden tramitarlo, son las comunidades de propietarios, las entidades no residentes con establecimiento permanente en España, los órganos de la administración central y autonómica, las comunidades de bienes herencias yacentes y titularidad compartida de explotaciones agrarias, apartamentos los departamentos órgano dependiente de la administración sin personalidad jurídica, las juntas vecinales, uniones temporales de empresas, y los departamentos órganos dependientes de la administración sin personalidad jurídica, entre otras.
En este caso, su tramitación no es significativamente distinta a las anteriores en muchos aspectos. Por ejemplo, también se requiere que la computadora en la que se realice el trámite tenga instalado el software necesario. También, en este caso puede realizarse en trámite directamente en el sitio web de la FNMT. Para el proceso necesitarás incluir un correo electrónico para garantizar la comunicación con la entidad administrativa encargada de expedir los certificados.
Como resultado del trámite anterior recibirás un código con el cual podrás continuar en la agencia estatal de administración tributaria con la siguiente parte del trámite. En algunos casos podrás realizar el trámite en otra entidad autorizada, como en la comisión nacional del mercado de valores o la comunidad foral de Navarra. En cualquier caso, deberás acreditar tu identidad como persona física. Ahora bien, cada dependencia establece requisitos distintos para generar el certificado digital de empresas. Por eso, lo ideal es ponerse en contacto con antelación a la oficina donde deseas concluir el trámite para conocer con exactitud los requerimientos estipulados. Por último, una vez realizado el trámite podrás descargar inmediatamente el certificado digital de la empresa.
En vista de la importancia que tiene la tramitación de este certificado lo mejor es contar con la asesoría de abogados especialistas en el tema. Esto es especialmente importante en vista que la vigencia de los primeros dos certificados que deben obtenerse solamente es de 15 días. En caso de no poder terminar el trámite en ese período habría que volver a realizar la gestión pertinentes, con el consecuente gasto que conlleva.
